Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Fabio Cembran, Einzelunternehmer

Humerstraße 45, 4063 Hörsching, Österreich

E-Mail: support@telenista.com

UID: ATU78974068

Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung des Dienstes verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Konto- und Organisationsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten sowie Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation.
• Kontakt- und CRM-Daten Ihrer Kundinnen und Kunden: Kontakte, Firmen, Notizen und importierte Daten, die Sie im Dienst hinterlegen oder die im Rahmen von Anrufen erfasst werden.
• Anrufdaten: Anrufmetadaten sowie Audioaufzeichnungen, Transkripte und automatisch erstellte Zusammenfassungen der über den Telefonassistenten geführten Gespräche.
• Termindaten: gebuchte Termine, Leistungen, Zeiten und zugehörige Angaben.
• Zahlungsdaten: Plan, Abrechnungsstatus und Zahlungsreferenzen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe; vollständige Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet und sind für uns nicht einsehbar.
• Server- und Protokolldaten: technisch notwendige Protokolle wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und Fehlermeldungen, die beim Betrieb der Plattform anfallen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken und auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung des Dienstes (Konto, Telefonassistenz, Terminbuchung, Nachrichtenannahme, Abrechnung) — zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Plattform (Protokolle, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung) — auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem stabilen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Aufzeichnung und Auswertung von Anrufen zur Erbringung der beauftragten Assistenzleistung — zur Vertragserfüllung gegenüber unseren Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einer nachvollziehbaren Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa im Steuer- und Unternehmensrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Für die Daten von Endkundinnen und Endkunden sowie Anruferinnen und Anrufern unserer Geschäftskunden (insbesondere Kontakte, Anrufdaten und Termine) ist das jeweils nutzende Unternehmen datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Für die Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten unserer Kunden sind wir selbst Verantwortlicher.

Auftragsverarbeiter und eingesetzte Dienste

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Retell: Betrieb des KI-Telefonassistenten (Gesprächsaudio, Transkripte, Aufzeichnungen und nachgelagerte Analyse). Über Retell werden zudem die Sprachsynthese (Stimmen von Cartesia und, als Ausfallsicherung, ElevenLabs) sowie das Sprachmodell (Google Gemini) bereitgestellt.
• Supabase: Datenbank- und Authentifizierungsdienst zur Speicherung von Konto-, CRM-, Termin- und Anrufdaten.
• Stripe: Zahlungsabwicklung und Abrechnung.
• Resend: Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Anruf-Zusammenfassungen und Systembenachrichtigungen).
• Vercel: Hosting und Auslieferung der Webanwendung.
• Sentry: Fehler- und Stabilitätsüberwachung der Anwendung.
• OpenAI: Erstellung von Text-Embeddings zur Wissensdatenbank-Suche (Modell text-embedding-3-small).

Die Verarbeitung durch die genannten Anbieter erfolgt auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Data Processing Agreements) nach Art. 28 DSGVO, die Bestandteil der jeweiligen Anbieterverträge sind.

Aufzeichnung von Anrufen

Über den Telefonassistenten geführte Gespräche werden aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Anruferinnen und Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs durch den Assistenten darüber informiert, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Als Betreiber eines Anschlusses sind Sie dafür verantwortlich, die Nutzung des Assistenten und die Aufzeichnung im gesetzlich erforderlichen Umfang zulässig auszugestalten.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konto- und CRM-Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und nach deren Beendigung gelöscht. Rechnungs- und steuerrelevante Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

• Anrufaufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen: 12 Monate ab Anrufdatum, danach Löschung; auf Wunsch des Kunden auch früher.
• Konto- und CRM-Daten: Löschung 90 Tage nach Vertragsende (Karenzfrist für den Datenexport), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Rechnungs- und steuerrelevante Daten: 7 Jahre gemäß § 132 BAO.

Speicherort und Datenübermittlung

Die Daten werden bei den oben genannten Dienstleistern verarbeitet. Die Datenbank wird in der EU gehostet (Region Frankfurt). Bei einzelnen Anbietern findet eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union statt, insbesondere in den USA (Retell, Stripe, Vercel, Sentry, OpenAI). Diese Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. — soweit einschlägig — des EU-US Data Privacy Framework.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Ihnen steht außerdem das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Anliegen rund um den Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:

E-Mail: support@telenista.com

Fabio Cembran, Humerstraße 45, 4063 Hörsching, Österreich